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Gerüchte bei der Auftragsvergabe

Der Geschäftsführung eines Unternehmens kommt zu Ohren, bei der Auftragsvergabe an Subunternehmen gehe es nicht immer nach dem besten Angebot. Es ist nichts belegt, auch die Medien kümmern sich noch nicht um das Thema. Die Geschäftsführung hat aber das Gefühl, dass die Situation sehr schnell eskalieren kann, wenn sich die Gerüchte erst einmal verbreiten.

Das Gefühl täuscht nicht. Die Geschäftsführung sollte sich sofort und intensiv der Sache annehmen, ehe andere den Vorgang aufgreifen und sie nur noch reagieren kann. Im Rahmen des Wirtschaftsdialoges kann ich bei der Bewältigung dieser Aufgabe helfen. Zunächst stecke ich die sofort zu bearbeitenden Themenfelder ab: interne Klärung, mediale Vorbereitung und vorausschauende Festlegung von Unternehmensgrundsätzen. Wer genießt im Unternehmen das volle Vertrauen, um den Sachverhalt aufzuarbeiten und in einer kleinen, unmittelbar einzusetzenden TaskForce sich mit erster Priorität um den Fall zu kümmern? Zeitgleich formuliere ich Fragen, die dem Unternehmen von der Presse gestellt würden, sollten sich die Medien mit der Sache befassen, und arbeite gemeinsam mit der TaskForce vorsorglich die entsprechenden Antworten aus. Die Innenrevision als Mitglied der TaskForce hat inzwischen kein Fehlverhalten von Mitarbeitern festgestellt. Die Analyse des Berichtes ergibt aber eine Vielzahl von Intransparenzen des Vergabeprozesses, die zu dem Gerücht geführt haben.

Im nächsten Schritt werden alle Abläufe beschrieben, die bei einer Auftragsvergabe einzuhalten sind. Das Verfahren wird klar geregelt, dokumentiert und als für alle Mitarbeiter verbindlich bekannt gegeben. Darüber hinaus wird diese Regelung in die Qualitätssicherung einbezogen und wird Teil der Unternehmensgrundsätze.

Als den Medien von dritter Seite das Gerücht zugespielt wird und die Geschäftsführung bohrende Anfragen erhält, ist sie bestens vorbereitet. Sie zeigt sich nicht nur über die Vorgänge in ihrem Unternehmen im Detail informiert, sondern kann auch sofort die Vorwürfe entkräften und auf die klar geregelten Prozessabläufe hinweisen. Auch die nachfragenden Anteilseigner sind beruhigt.

Mit Erleichterung stellen die Beteiligten fest, dass nicht nur eine schwerwiegende Krise abgewendet wurde, sondern gleichzeitig die betriebsinterne Akzeptanz für ein umfassendes Qualitätsmanagement deutlich gewachsen ist.

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